Controlar los costos de una obra es comparar cada semana lo que gastaste en cada rubro contra lo que presupuestaste y contra lo que avanzó la obra. Si el gasto corre más rápido que el avance, ese rubro va a terminar pasado. Detectarlo en la semana tres te deja margen para corregir; detectarlo al cierre, no.
1. Partí de un presupuesto por rubros
Sin un presupuesto aprobado por rubros no hay contra qué comparar. Si la obra se presupuestó como un global, separalo al menos en los rubros grandes antes de empezar a gastar.
2. Asigná cada gasto a una obra y a un rubro
Cada factura, remito o pago tiene que decir de qué obra es y a qué rubro corresponde. Lo que queda en «varios» no se puede controlar. Si sos varias personas comprando, acordá una regla simple: nada se paga sin obra y rubro.
3. Comprá contra el presupuesto
Antes de pedir un material, mirá cuánto queda disponible en ese rubro. Una compra que lo excede puede estar bien (un adicional, un cambio de proveedor), pero tiene que ser una decisión, no una sorpresa.
4. Compará gastado contra avance
El porcentaje gastado solo no dice nada. Un rubro con 60 % gastado está bien si avanzó 60 % y mal si avanzó 40 %. La regla práctica del gráfico: si el gasto le saca 10 puntos al avance, revisalo esa semana.
5. Separá inflación de sobrecosto
En Argentina, buena parte del desvío es suba de precios. Ajustá el presupuesto por un índice (el índice CAC es el más usado en construcción) y mirá qué queda: eso es lo que depende de decisiones de obra, como comprar más cantidad o pagar más caro que lo presupuestado.
Una rutina de 20 minutos
- Lunes. cargar los gastos y compras de la semana anterior con su rubro.
- Martes. actualizar el avance físico de cada rubro con el jefe de obra.
- Miércoles. mirar los rubros donde el gasto supera al avance y decidir qué hacer.
- Una vez por mes. revisar la estimación de cierre de cada obra.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene controlar los costos de una obra?
Una vez por semana. Con controles mensuales, un desvío suele aparecer cuando ya no hay margen para corregirlo.
¿Cómo separo la inflación de un sobrecosto?
Ajustá el presupuesto por un índice como el CAC. La diferencia que queda después del ajuste se explica por decisiones de obra: más cantidad, precios más altos o gastos no presupuestados.
¿Se puede controlar costos con Excel?
Sí, en una obra chica y con una sola persona cargando. Con varias obras o varias personas comprando, mantener la planilla al día se vuelve el problema.
